PHÒNG VẬT TƯ - QUẢN TRỊ

Phòng Vật tư - Quản trị là đơn vị chức năng thuộc Viện Dinh dưỡng, có chức năng tham mưu, giúp Viện trưởng tổ chức thực hiện công tác mua sắm, đấu thầu; quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị; quản trị cơ sở vật chất và bảo đảm các điều kiện phục vụ hoạt động thường xuyên của Viện.

1. Tên đơn vị

Phòng Vật tư - Quản trị

2. Quá trình hình thành và phát triển

Phòng Vật tư - Quản trị là đơn vị chức năng có vai trò quan trọng trong công tác bảo đảm cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị và các điều kiện phục vụ hoạt động chuyên môn, nghiên cứu khoa học, đào tạo và hoạt động thường xuyên của Viện Dinh dưỡng.

Trong quá trình hình thành và phát triển của Viện, công tác vật tư, thiết bị và quản trị cơ quan đã từng bước được kiện toàn, điều chỉnh phù hợp với yêu cầu hoạt động và cơ cấu tổ chức của Viện.

Phòng Vật tư - Quản trị hiện thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm về mua sắm, đấu thầu; quản lý, sử dụng tài sản công; quản lý vật tư, trang thiết bị; quản lý, vận hành và bảo đảm cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật; tổ chức sửa chữa, bảo trì và các hoạt động quản trị nhằm duy trì điều kiện làm việc ổn định, an toàn và hiệu quả trong toàn Viện.

Trong quá trình hoạt động, Phòng luôn phối hợp với các khoa, phòng, trung tâm và đơn vị trực thuộc Viện để xác định nhu cầu, xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, tiếp nhận, bàn giao và quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị; đồng thời bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ các nhiệm vụ chuyên môn và hoạt động chung của Viện.

3. Chức năng, nhiệm vụ

Phòng Vật tư - Quản trị thực hiện chức năng tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực vật tư, mua sắm, đấu thầu, tài sản và quản trị cơ quan.

    a) Công tác mua sắm, đấu thầu

• Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Viện xây dựng kế hoạch mua sắm, đấu thầu hàng hóa, dịch vụ, vật tư, trang thiết bị và các nội dung khác thuộc phạm vi được giao.
• Tham mưu tổ chức lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định có liên quan.
• Thực hiện các thủ tục khảo sát, thu thập thông tin, tiếp nhận báo giá, xây dựng và hoàn thiện hồ sơ phục vụ công tác mua sắm, đấu thầu.
• Phối hợp với các đơn vị chuyên môn trong việc xây dựng yêu cầu kỹ thuật, xác định nhu cầu và tổ chức tiếp nhận, nghiệm thu hàng hóa, vật tư, trang thiết bị.
• Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiến độ cung cấp hàng hóa, dịch vụ và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
• Thực hiện và tham mưu các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác mua sắm, đấu thầu theo quy định.

    b)  Công tác quản lý tài sản

• Tham mưu quản lý, sử dụng tài sản công của Viện theo quy định.
• Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ tài sản; phối hợp thực hiện việc tiếp nhận, bàn giao, điều chuyển, kiểm kê, thanh lý và xử lý tài sản theo quy định.
• Chủ trì, phối hợp xây dựng kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo trì, thay thế và xử lý tài sản.
• Theo dõi tình trạng, hiện trạng sử dụng tài sản, máy móc, thiết bị và cơ sở vật chất trong toàn Viện.
• Tham mưu việc xây dựng, rà soát và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản, máy móc, thiết bị theo quy định.
• Tổ chức kiểm kê, đối chiếu và cập nhật số liệu tài sản; phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán trong công tác quản lý và hạch toán tài sản.

    c)  Công tác quản trị cơ quan và cơ sở vật chất

• Quản lý, theo dõi và bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ hoạt động của Viện.
• Tổ chức thực hiện công tác sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, cải tạo cơ sở vật chất và các hệ thống kỹ thuật theo kế hoạch được phê duyệt.
• Quản lý, theo dõi hoạt động của các hệ thống điện, nước, điều hòa, cấp thoát nước, xử lý nước thải, khí thải, phòng cháy chữa cháy và các hệ thống kỹ thuật khác thuộc phạm vi quản lý.
• Bảo đảm công tác vệ sinh, cảnh quan, môi trường làm việc và các điều kiện phục vụ hoạt động thường xuyên của Viện.
• Phối hợp tổ chức công tác bảo đảm an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ và các yêu cầu về an toàn cơ sở vật chất.
• Quản lý, sử dụng và khai thác hiệu quả các công trình, phòng làm việc, kho tàng và các khu vực thuộc phạm vi quản lý.

   d)   Công tác quản lý vật tư, kho và cung ứng

• Tổ chức tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và theo dõi việc sử dụng vật tư, hàng hóa thuộc phạm vi quản lý.
• Phối hợp với các đơn vị xác định nhu cầu vật tư phục vụ hoạt động chuyên môn và hoạt động thường xuyên của Viện.
• Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho; thực hiện kiểm kê và đối chiếu số liệu theo quy định.
• Bảo đảm việc cung ứng vật tư, hàng hóa kịp thời, đúng chủng loại, số lượng và yêu cầu chất lượng.

    đ)  Công tác phối hợp và nhiệm vụ khác

• Phối hợp với các khoa, phòng, trung tâm và đơn vị thuộc Viện trong việc bảo đảm các điều kiện về vật tư, tài sản và cơ sở vật chất phục vụ hoạt động chuyên môn.
• Tham gia xây dựng các quy chế, quy trình, định mức và hướng dẫn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phụ trách.
• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác vật tư, mua sắm, tài sản và quản trị theo yêu cầu.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao.

4. Vai trò của Phòng Vật tư - Quản trị

Phòng Vật tư - Quản trị là một trong những đơn vị bảo đảm điều kiện hoạt động chung của Viện, có vai trò kết nối giữa nhu cầu của các đơn vị chuyên môn với công tác mua sắm, cung ứng, quản lý tài sản và bảo đảm cơ sở vật chất.

Thông qua việc tổ chức thực hiện đồng bộ công tác mua sắm, đấu thầu, quản lý tài sản và quản trị cơ sở vật chất, Phòng góp phần bảo đảm các điều kiện cần thiết để các đơn vị trong Viện thực hiện hiệu quả nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, đào tạo, khám tư vấn dinh dưỡng, xét nghiệm, kiểm nghiệm và các hoạt động chuyên môn khác.

5. Định hướng hoạt động

Trong thời gian tới, Phòng Vật tư - Quản trị tiếp tục nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tăng cường tính chuyên nghiệp, công khai, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động mua sắm, đấu thầu; nâng cao chất lượng công tác quản lý tài sản, vật tư và cơ sở vật chất; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong quản lý tài sản, hồ sơ, kho và hoạt động quản trị.

Phòng hướng tới xây dựng phương thức quản lý hiện đại, khoa học, tiết kiệm và hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng quản trị và bảo đảm tốt các điều kiện phục vụ hoạt động của Viện Dinh dưỡng.